De opzet van de P&C cyclus is vastgelegd in de nota Planning & Control. De instrumenten/producten die de gemeenteraad heeft om invulling te kunnen geven aan zijn rol zijn de kadernota, de programmabegroting, de tussentijdse rapportages (berap) en de jaarstukken. In de Auditcommissie worden onderdelen van de P&C-cyclus geëvalueerd.
Rechtmatigheid/Doelmatigheid en doeltreffendheid/Interne controle
Rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2023
Met ingang van verslagjaar 2023 moet het college van burgemeester en wethouders in de jaarrekening een rechtmatigheids verantwoording afgeven. Op die wijze legt het college expliciet verantwoording af over het rechtmatig handelen in de organisatie.
Verantwoordingsgrens
Eventueel geconstateerde afwijkingen, voor zover deze boven de door de raad vast gestelde grens uitkomen, worden vermeld. Deze worden automatisch onderdeel van de accountantscontrole op de jaarrekening en zijn daarmee onderdeel van het getrouwheidsoordeel van de accountant. In het door de raad in november 2024 vastgestelde Controleprotocol is de verantwoordingsgrens voor 2024 bepaald op 3% (in 2023 3%) van de totale lasten, inclusief de dotaties aan de reserves.
Rapportagegrens
In de paragraaf Bedrijfsvoering, onderdeel van het jaarverslag , zet het college uiteen hoe de rechtmatigheidsverantwoording tot stand is gekomen. Daartoe heeft het college een controle- en rapportagesysteem om zicht te hebben op de relevante rechtmatigheidsaspecten in de organisatie,
de risico’s op afwijkingen en de daarop genomen beheersmaatregelen, alsmede (een toetsing op) de werking van deze beheersmaatregelen en de uitkomsten daarvan.
Blijven zowel de fouten als afzonderlijke onduidelijkheden onder de verantwoordingsgrens dan worden geen afwijkingen opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.
Wel is het relevant om geconstateerde afwijkingen te vermelden in de paragraaf Bedrijfsvoering. Hiervoor kan de raad ook een grens met het college afspreken. In het door de raad in november 2024 vastgestelde Controleprotocol is de rapportagegrens voor 2024 bepaald op 1% (in 2023 1%) van de totale lasten, inclusief de dotaties aan de reserve. Dit is afgerond € 2,0 miljoen.
De rechtmatigheidsverantwoording door het college gaat over 3 criteria:
- het voorwaardencriterium
- het begrotingscriterium
- het misbruiken oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium)
Verantwoording
- het voorwaardencriterium
In 2024 zijn er geen afwijkingen geconstateerd van het voorwaardencriterium welke de rapportagegrens van € 2,0 miljoen overschrijden. Om toch inzicht te geven in de ontwikkelingen sluiten we aan bij de rapportage zoals deze in de Berap plaatsvindt.
Over 2024 zijn voor een bedrag van € 0,8 miljoen de Europese aanbestedingsregels niet nageleefd. Het betreft onder andere de ingenieursdiensten, diensten van architecten, inkoop van brandstof, inhuur personeel (onder nadere IT-diensten), beveiliging en groenafval.
Ter vergelijking: over het jaar 2020 was voor een bedrag van € 0,9 miljoen de Europese aanbestedingsregels niet nageleefd, over 2021 € 0,7 miljoen, over 2022 € 0,8 miljoen en over 2023 € 0,9 miljoen.
- het begrotingscriterium
De geconstateerde afwijkingen van de begroting worden in het jaarverslag en in het onderdeel jaarrekening toegelicht.
- het misbruiken oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium)
Er zijn geen afwijkingen geconstateerd in 2024.
Rechtmatigheidsverantwoording BVO Sociaal Domein NWF
Over het boekjaar 2024 is de verantwoording, als gevolg van de toedeling (delegatie) van de uitvoerende taken, aan de Dienst.
Doelmatigheid en doeltreffendheid
Met het instellen van de externe rekenkamerfunctie heeft de gemeenteraad het instrument om de doelmatigheid en doeltreffendheid van gemeentelijke beheershandelingen nader te laten onderzoeken. De Rekenkamer heeft in 2024 onderzoek gedaan naar de krapte op de arbeidsmarkt en de kwaliteit van raadsvoorstellen.
Het opstellen van een plan van aanpak interne onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid en het daadwerkelijk uitvoeren hiervan is vastgelegd in de verordening 213a. Dit is een verantwoordelijkheid van het college. In 2024 is geen 213a onderzoek uitgevoerd. Het najaar van 2024 is benut om een in het eerste kwartaal van 2025 te starten 213a onderzoek (onderzoek naar doelmatig en doeltreffend faciliteren en afhandelen van processen met betrekking tot hulpvragen van onze inwoners binnen het kader van de Wmo en de Jeugdwet) voor te bereiden.
Interne controle
Gemeente Waadhoeke heeft een intern controleplan dat jaarlijks wordt vastgesteld. De rechtmatigheidscontroles en de interne controles vinden in samenhang plaats.
Frauderisicoanalyse
Er is een frauderisicoanalyse, waarin de frauderisico’s in beeld zijn gebracht en waarbij is aangegeven in hoeverre deze worden afgedekt door de getroffen interne beheersmaatregelen. Het document wordt jaarlijks aangepast en aangevuld. Er zijn in 2024 geen fraudes geconstateerd.
Voor verstrekkingen is er sprake van M&O (misbruik en oneigenlijk gebruik) beleid. Aangezien de uitkeringen en voorzieningen Wmo en Jeugd door de Dienst worden verstrekt ligt de uitvoering van dit beleid met name daar.
Continuïteitsrisico's
De continuïteit van de gemeente als instelling kent in geval van nood achtervang door de steun van het rijk in de vorm van de artikel 12 status.
Er zijn geen voornemens/besluiten om in de nabije toekomst belangrijke taken/activiteiten te beëindigen.
Risicomanagement
Risicobewustheid/risicomanagement wordt binnen de organisatie verder onder de aandacht gebracht. Om dit te ondersteunen is de digitale tool NARIS aangeschaft voor nadere analyses en presentaties. Risicomanagement voor de beoordeling van verbonden partijen wordt op provinciale schaal in samenwerking met collega's van andere gemeenten opgepakt.